KLUBBEN MIN

”Klubben Min” er et dokument for alle medlemmer som gir uttrykk for seilforeningens ambisjoner og hvordan foreningen er organisert.

Seiling og det sportslige skal stå i fokus og ”Klubben min” vil bidra til å klargjøre hvordan Brevik seilforening organiseres for å lykkes med klubbidéen og målsettingen.

Revidert utgave av klubben min vedtatt på årsmøtet 28. januar 2016.

KLUBBIDÉ – ”Seiling for alle”

Brevik seilforening skal være en forening som gir ett bredt tilbud til alle i Grenland som ønsker å drive med seiling, nasjonalt og internasjonalt. Foreningen skal ha ett høyt sportslig nivå samtidig som det gode sosiale miljøet utvikles. Foreningen skal være bærer av vår seilkultur, og skal drive sin virksomhet på helårsbasis. Brevik seilforening skal ha et tilbud om sosiale arrangementer og trening hele året, og skal utvikle Seivall som en møteplass for maritimt interesserte.

HOVEDMÅLSETTING

  • Øke deltakelsen i klubbens arrangementer både den sosialt og sportslig.
  • Vi skal være en attraktiv regattaarrangør av nasjonale mesterskap.
  • Vi skal ha en aktiv regattavirksomhet.
  • Vi skal ha en jevn og stabil rekruttering av barn og unge som tar del i regattatilbudet så vel lokalt, nasjonalt og internasjonalt, og arbeide for å utvikle både bredde- og elitemiljø.
  • For juniorseilerne satser vi på følgende båtklasser: Optimist, E-jolle, Zoom 8, Laser, To Krone og Brett.

HANDLINGSPLAN

ENGASJEMENT – Vi er avhengig av engasjement fra medlemmene. Vi vil oppfordre medlemmene til å delta mer, komme med konstruktive innspill. Vi skal arbeide for å utvikle samarbeid og skape møteplasser og forum for klubbutviklingsarbeid. Vi må se at vi er i en konstant utvikling og arbeide for forbedring. Gruppene skal utarbeide sine egne handlingsplaner for en toårsperiode.

UTDANNING – Vi ønsker å utdanne minst to trenere pr år. Dette skal sikre stabilitet i tilbudet og å kvalitetsikre arbeidet med barn og unge, samtidig som det bidrar til å øke motivasjonen hos trenere og instruktører. Det er dommermangel på alle nivåer, vårt mål er å sende minst 4 på kurs hvert år. Vi har tre som er godkjent regattasjef i foreningen. Det gir oss gode arrangementsmuligheter. Vi må arbeide for å utdanne minst 2 dommere til pr år.

REKRUTTERING – Rekrutteringsarbeidet skal intensiveres på alle nivåer:

Reaktivisering Arbeide aktivt i gruppene for å få aktivisert passive medlemmer.

Barn og Unge Målretta rekrutteringsarbeid i forhold til alder og geografi. Det er viktig å få flere barn fra samme område. Utvikle et miljø som tiltaler aldersgruppen 13-18.

Kurs Bør arrangeres voksenkurs i planperioden i tillegg til de ordinære barnekursene.

ANLEGG – Foreningen vil arbeide for å videreutvikle anlegget slik at dette blir mest mulig hensiktsmessig, funksjonelt og trivelig for klubbens medlemmer og aktiviteter. Bygg; Det vil arbeides for å etablere løsning for permanent tak på terrassen ved hovedhuset. Brygger; utvikle, sikre og vedlikeholde eksisterende. Utarbeide planer for fremtidig bryggeanlegg. Vei/Parkering, øke antall tilgjengelige parkeringsplasser, samt vedlikeholde og utbedre veien fra Ulesundsveien og ned til Seivall.

INFORMASJON/MARKEDSFØRING

Vi må bedre informasjonsarbeidet både eksternt og intern. Det skal arbeides målrette mot lokalpressen, Porsgrunn kommunes informasjonsavis og lokal TV. Vi skal arbeide videre med hjemmesiden og utvikling av denne gjennom egen IT gruppe. (ledet av et styremedlem)

REGATTAER – Vi bør prøve å gjennomføre minst ett nasjonalt mesterskap i planperioden. Det skal gjøres et arbeid i regattakomiteen for å se på hvordan vi skal gjøre regattaene våre mer attraktive.

ORGANISERING

STYRET

Disse blir valgt på årsmøtet:

Leder – Ansvarlig for rekrutteringskomiteen

Nestleder – Ansvarlig for regattakomiteen

Sekretær – Ansvarlig for informasjon og media

Kasserer – Ansvarlig for økonomikomiteen

  1. Styremedlem – Ansvarlig for T&H
  2. Styremedlem – Ansvarlig for Jolle
  3. Styremedlem – Ansvarlig for Brett
  4. Styremedlem – Ansvarlig for Kjølbåt
  5. Styremedlem – Ansvarlig for Anlegg

 

INSTRUKS FOR VERV I BREVIK SEILFORENING

Leder

  • Overordnet ansvarlig for styret.
  • Sportslig ansvarlig.
  • Kalle inn og lede styremøter.
  • Sørge for å representere foreningen utad; Idrettsrådet, Seiltinget, med mer.
  • Kontakt med overordnede organer innen idrett og offentlige myndigheter.
  • Kontakt med valgkomité.
  • Innkalling og saksliste til årsmøte.
  • Ansvarlig for rekrutteringskomité.
  • Lede og innkalle AU. Leder – Nestleder – Sekretær
  • Sikre at vedtak og pålegg fra overordnede organ blir fulgt opp.
  • Vurdering av driften av foreningen iht. vedtatte planer og retningslinjer.
  • Ansvarlig for at interne driftsrutiner blir fulgt.
  • Formell inngåelse av sponsorkontrakter.
  • Etablere IT komité ved behov.

Nestleder

  • Ivareta Lederens funksjoner i dennes fravær.
  • Referent på møter i sekretærens fravær.
  • Ansvarlig for å opprette regattakomiteen og lede denne.

Sekretær

  • Gå gjennom post og sørge for at informasjonen kommer frem til rette vedkommende.
  • Skrive referat fra styremøter.
  • Være foreningens arkivar.
  • Rutinemessig rapportering til idrettskrets/forbund og kommunale instanser.
  • Ansvarlig for foreningens årsrapport.
  • Arkivering og systematisering. Lagring på data / DVD / CD
  • Foreningens informasjonsansvarlig. Utnevne medieansvarlig.

Kasserer

  • Lede økonomikomiteen.
  • Regelmessig informasjon til styret iht. økonomistatus.
  • Regelmessig tilbakemelding til gruppeansvarlige på regnskap iht. budsjett.
  • Utarbeide budsjetter i samarbeid med styret

GRUPPENE

Styremedlemmene er ledere for gruppene tur & hav, kjølbåt, jolle, brett, og anlegg. Gruppeledernes oppgaver er

  • Delta i styrets arbeid.
  • Lede respektive gruppe, ansvarlig for gruppens arbeid og utvikling.
  • Være gruppas kontaktperson i styret.
  • Konstituere arbeidsgruppa etter gjeldene regler.
  • Utarbeide statusrapport for gruppa som legges frem for styret to ganger pr. år, vår og høst
  • Være / utnevne en kontaktperson mot regattakomité
  • Være / utnevne en kontaktperson mot utdanningskontakt.
  • Være / utnevne en kontaktperson mot rekrutteringskomité.
  • Være / utnevne en kontaktperson mot økonomikomite
  • Ansvarlig for at det blir avgitt personell til arbeid i komiteene.

RETNINGSLINJER FOR OPPNEVNING AV GRUPPENE OG ARBEIDSUTVALG

  • Styremedlemmet skal innkalle til medlemsmøte i gruppa innen 1 måned etter årsmøtet.
  • På medlemsmøtet skal det velges en arbeidsgruppe. Arbeidsgruppene tilpasses gruppas behov i forhold til handlingsplan, gruppas størrelse og ansvarsområder. Gruppene skal vedta en handlingsplan.
  • Gruppene er ansvarlig for å avgi personer til anleggsgruppa, ankeret, rekrutteringskomiteen, regattakomiteen og økonomikomiteen.
  • Anleggsgruppa og økonomikomiteen kommer til ved at gruppene utnevner personer til denne.

Arbeidsgruppa er det organ som skal drive gruppa etter vedtatte målsettinger for foreningen og gruppa (sportslig arbeid, rekrutteringsarbeid og sosiale arrangementer). Utvalget skal lage handlingsplan for aktiviteter i gruppa totalt sett. Den valgte arbeidsgruppa er ansvarlig for å drive sitt arbeid innenfor vedtatte budsjettrammer og utarbeide egne budsjetter som vedtas på årsmøte (i hovedforeningen). Arbeidsgruppen skal aktivt samarbeide med foreningens øvrige grupper, fremme sine behov og tilby sin bistand overfor de andre gruppene og komiteene.

Eksempel på en sammensetning av et arbeidsutvalg (jollegruppa)

Arbeidsutvalget bør bestå av: Trenere, aktive, foreldre, rekrutteringsansvarlig.

INSTRUKS FOR REKRUTTERINGSKOMITÉ

Instruksjonskomiteen er en styreoppnevnt komité og bør bestå av de personer som har rekrutteringsansvar i gruppene.

  • Har hovedansvar for det totale rekrutteringsarbeidet i Brevik Seilforening. (alle grupper og alle alderstrinn)
  • Utarbeider egen handlingsplan ihht. målsettinger vedtatt for Brevik Seilforening og gruppenes behov.
  • Hovedansvar for rekrutteringskurs for nye medlemmer.
  • Rapportere til styre 2 ganger pr år, vår og høst.

INSTRUKS FOR UTDANNINGSKONTAKT

Utdanningskontakten oppnevnes av styret.

  • Hovedansvar for all utdanning i klubben.
  • Ansvar for kartotek over utdanna personell i klubben og å sørge for at disse får tilbud om videreutdanning.
  • Vurdere de ulike kurstilbud og informere gruppene, medlemmer og andre interesserte.
  • Sammen med gruppene / komiteene – kartlegge behovet for kurs.
  • Sammen med gruppene/komiteene – finne aktuelle kandidater til utdanning.
  • Motivere til utdanning.
  • Informere om utdanna personer i klubben.
  • Få med de som har gått kurs i aktivt arbeid.
  • Ta initiativ til å arrangere kurs i klubben.
  • Rapportere til styret 2 ganger p.r. år; høst og vår.

ANLEGG

  • Medlemmene avgis fra gruppene.
  • Hovedansvar for drift, og vedlikehold av lagets anlegg, og lagets materiell.
  • Føre liste over utstyr/materiell og ansvar for lagring.
  • Ansvar for utlån og utleie.
  • Samle vurdering av behov for nye anlegg og materiell.
  • Prioritere i forhold til idrettens anleggsplan i kommunen. Prioritering skal gjøres på bakgrunn av tegninger, investerings-driftskalkyle for hvert anlegg.
  • Samarbeid med andre lag og kommune om drift og anleggsbygging.
  • Sammen med leder representere laget i Idrettsrådet i kommunen.

ØKONOMIKOMITEEN

  • Sende regninger og kreve inn kontingenter, avgifter og leie.
  • Ansvarlig for søknader om økonomisk støtte, tilskudd og kompensasjoner.
  • Ansvarlig for de økonomiske rammene rundt Ankeret.
  • Ansvarlig for de økonomiske rammene på arrangementer.
  • Ansvarlig for sponsorkomité og annonsesalg. Konstitueres av styret.
  • Ajourføre medlemsregister.
  • Betale regninger og lønn iht. gjeldende bestemmelser.
  • Føre regnskap iht. gjeldende bestemmelser.

ANKERET

Medlemmene avgis fra gruppene og andre interesserte.

  • Hovedansvar for kiosk og kafedrift.
  • Ankerets leder rapporterer til anlegg om alt som vedrører lokaler og utstyr, til kasserer om økonomi og til en av styret valgt styremedlem om driften for øvrig.
  • Ankerets arbeid er en del av det totale sosiale tilbudet i Brevik Seilforening.
  • Ankeret rekrutterer fra alle lag i foreningen
  • Ankeret har også ansvar for innvendig renhold, og andre trivselsfremmende tiltak, avhengig av medlemsantallet til enhver tid.

REGATTAKOMITEEN

  • Ansvarlig for opprettelse av prosjektgruppe med regattasjef for eks. NM og lign.
  • Klargjøre dommer lagene med deres ledere.
  • Koordinere Regattakomité/Dommerlag vedr. prosedyrer.
  • Utarbeide instruks for Dommerlagenes kontakt til Trafikksentralen og oppdatering av skipstrafikken på regatta dagene.
  • Klargjøre sesongens regattaopplegg.
  • Avholde kurs for Reg. kom. / Dommerlag i regler og prosedyrer
  • Ansvarlig for regattaoppsett og regattakart for Terminlisten til TSU
  • Ansvarlig for bøyer – ankere – for faste merker, og alt nødvendig bøyeutstyr til mesterskap.
  • Signalutstyr – flagg – revolvere – skudd – div.
  • Startlister – resultatlister – regattaprotokoll.
  • Lager av premier
  • Pokaler / gravering med årsresultat til Årsberetningen.
  • Resultatservise til informasjonsansvarlige.