KLUBBEN MIN

”Klubben Min” er et dokument for alle medlemmer som gir uttrykk for seilforeningens ambisjoner og hvordan foreningen er organisert.

Seiling og det sportslige skal stå i fokus og ”Klubben min” vil bidra til å klargjøre hvordan Brevik seilforening organiseres for å lykkes med klubbidéen og målsettingen.

Revidert utgave av klubben min vedtatt på årsmøtet 20. mars 2019.

KLUBBIDÉ – ”Seiling for alle”

Brevik seilforening skal være en forening som gir ett bredt tilbud til alle i Grenland som ønsker å drive med seiling. Foreningen skal ha ett tilbud med høyt sportslig nivå, samtidig som det gode sosiale miljøet utvikles. Foreningen skal være bærer av vår seilkultur. Brevik seilforening skal ha et tilbud om sosiale arrangementer og trening hele året, og skal utvikle Seivall som en møteplass for maritimt interesserte.

ENGASJEMENT

Brevik seilforening er avhengig av engasjement fra medlemmene. Foreningen har glede av at det arbeides jevnt med utvikling og forbedringer. Grupper og komiteer skal utarbeide sine egne handlingsplaner og det bør tas sikte på å ha både langsiktige mål og mer konkrete planer for det kommende år. Det er ønskelig at alle medlemmer tar initiativ, viser engasjement og kommer med konstruktive innspill.

HOVEDMÅLSETTING

• Vi skal være en forening som legger vekt på et godt sosialt miljø. • Det er et mål å opprettholde og å styrke deltakelsen i klubbens arrangementer både sosialt og sportslig. • Vi skal jobbe for å utvikle turseiling som en samlende aktivitet. • Vi skal være en attraktiv regatta-arrangør, også for nasjonale mesterskap. • Vi skal ha et jevnt og stabilt rekrutteringstilbud for barn og unge. • Vi skal arbeide for å utvikle både bredde- og elitemiljø i regattaseilingen. • Vi skal opprettholde og utdanne flere instruktører og dommere for å sikre god gjennomføring av våre aktiviteter.

UTDANNING

Klubben skal arbeide med å opprettholde og legge til rette for å kvalifisere instruktører. Dette skal sikre stabilitet i tilbudet og å kvalitetsikre arbeidet med barn og unge. Foreningen har behov for foreldre og seilere som ønsker å styrke allsidigheten innen seiling gjennom å engasjere seg som instruktør. Foreningen bidrar med viktig opplæring innen grunnkurs for barn, ungdom innen jolleseiling men også et solid tilbud til voksne innen storbåtseiling og sikkerhetskurs.
Det er også et mål å opprettholde, men også utdanne flere dommere. Kunnskap om regler er sentralt innen seilingen, og for å arrangere større stevner er det også behov for å styrke antallet dommere med tilleggskurs for dette.

REKRUTTERING

Rekrutteringsarbeidet er viktig for å utvikle og styrke foreningsarbeidet og aktivitetene våre. Et svært viktig middel i rekrutteringsarbeidet er å sørge for at alle nye som besøker foreningen opplever seg godt tatt imot. Alle medlemmer har et ansvar for å vise interesse og imøtekommenhet slik at nye potensielle medlemmer føler seg velkommen enten det er som besøkende på brygga og området, eller som deltaker på kurs eller annen aktivitet. Det er et mål at medlemmene trives så godt i foreningen at det oppleves naturlig å invitere flere inn.
Det skal arbeides aktivt i gruppene for å få aktivisert passive medlemmer.

Foreningen skal arbeide målrettet med rekrutteringsarbeid for barn og unge. Det er viktig å få flere barn fra samme område. Sentrale faktorer i dette arbeidet er et tilbud med lek, trygghet, trivsel og allsidighet. Konkurranse og regattaresultater skal være underordnet i rekrutteringssammenheng og skal heller være et resultat av naturlig progresjon og arbeid med «bredden». Både annonserte kurs og trening, men også samarbeid med skoler og andre idrettslag, idrettsskoler og leirskoler, er viktige kanaler for å nå frem til barn og unge. Foreldre som seiler er også en viktig gruppe å henvende seg til.
Ungdomsseiling kan defineres som en naturlig forlengelse av nybegynneropplæring og vil være en gruppe som også etablerer kontaktflate med mer etablerte voksne seilere. Foreningen skal arbeide for å utvikle et miljø som tiltaler aldersgruppen 13-18 år. Foreningen ønsker å legge til rette for et tilbud om trening i tomannsjoller, raskere joller, og å seile i større kjølbåter som Melges og J-70. For juniorseilerne satser vi på følgende båtklasser: Brett, Optimist, Laser, To-Krone, RS-Feva og Melges 24.
Den aller største medlemsmassen består av voksne medlemmer. For rekruttering av nye medlemmer er derfor introdusering av nye mannskap og seilere som driver turseiling en viktig gruppe å henvende seg til. Turseilere vil raskt også kunne få lyst til å bli med i regattaer etter hvert som de får mer innsikt i disse aktivitetene og blir kjent med erfarne medlemmer. Foreningen har et mål å utvikle turseilingen videre.

ANLEGG

Foreningen har et stort anlegg som krever kontinuerlig vedlikehold og utvikling. Anlegget defineres som bygninger, brygger, veier og parkering, og uteområder.
Det arbeides med å videreutvikle parkeringskapasiteten, videreutvikle hovedbyggets funksjon og kjøkkenfasiliteter. Bryggeanlegget er vesentlig utbedret og utvidet. Det vurderes fremdeles behov for ytterligere utvidelser og tilpasninger blant annet etter å ha prøvd seg gjennom stormen «Knut». Målet er å styrke både kapasitet og skjerming for vær samtidig.

INFORMASJON OG MARKEDSFØRING

Foreningen ønsker å styrke informasjonsarbeidet både eksternt og intern. Det skal arbeides målrettet mot lokalpressen. Ulike medieflater og prioritering av disse må vurderes i takt med utviklingen, men foreningens nettsider skal som et mål være oppdatert og en kilde til informasjon om klubbens drift og organisering.

ORGANISERING

Seilforeningen forholder seg til Norges Idrettsforbunds lovnorm med plikt om egen lov senest som senest er vedtatt på årsmøte 2017. Dette dokumentet «Klubben min» danner det videre grunnlag for organisering og verv i foreningen.

STYRET
• Leder / 1 år • Nestleder Ansvarlig for regattakomiteen / 2 år • Sekretær, medie- og informasjon / 2 år • Kasserer / 2 år • Styremedlem storbåt / 2 år • Styremedlem jolle / 2 år • Styremedlem brett / 2 år • Styremedlem entype / 2 år (Trebåter, Express, Modellbåt) • Styremedlem anlegg / 2 år

BESKRIVELSE AV STYREMEDLEMMENES OPPGAVER

Leder • Overordnet ansvarlig for styret. • Sportslig ansvarlig. • Kalle inn og lede styremøter. • Sørge for å representere foreningen utad; Møter arrangert av Idrettsrådet, Seiltinget, med mer. • Kontakt med overordnede organer innen idrett og offentlige myndigheter. • Kontakt med valgkomité. • Innkalling og saksliste til årsmøte. • Sikre at vedtak og pålegg fra overordnede organ blir fulgt opp. • Lede og vurdere driften av foreningen iht. vedtatte planer og retningslinjer. • Ansvarlig for at interne driftsrutiner og økonomiske rammer blir fulgt. • Formell inngåelse av sponsorkontrakter. • Etablere IT komité ved behov. • Ansvarlig for søknader om økonomisk støtte, tilskudd og kompensasjoner.

Nestleder • Ivareta lederens funksjoner i dennes fravær. • Referent på møter i sekretærens fravær. • Lede regattakomiteen.

Sekretær • Skrive referat fra styremøter. • Vedlikeholde Facebook/nettside, sørge for at informasjon er oppdatert og relevant • Rutinemessig rapportering til idrettskrets/forbund og kommunale instanser. • Koordinere arbeid med foreningens årsrapport. • Arkivering og systematisering av referater og annen elektronisk dokumentasjon.

Kasserer • Regelmessig rapportering til styret om økonomistatus. • Utarbeide årlig budsjetter i samarbeid med styret. • Sende regninger og kreve inn kontingenter, avgifter og utleie. o Samhandle tett med byggekomiteen som har løpende oversikt over tildelinger av bryggeplasser. o Samhandle tett med sekretær som har ansvar utleie av lokaler. • Ansvar for de økonomiske rammene rundt Ankeret. • Ansvarlig for de økonomiske rammene på arrangementer. • Ajourføre medlemsregister. • Betale regninger og lønn iht. gjeldende bestemmelser. • Koordinere regnskapsbilag og å holde regnskap iht. gjeldende bestemmelser.

Styremedlem anlegg • Hovedansvar for drift, og vedlikehold av lagets anlegg, og lagets materiell. • Samle vurdering av behov for nye anlegg og materiell. • Føre liste over utstyr/materiell og ansvar for lagring. • Planlegge og lede ordinære dugnader (vår- og høstdugnaden) • Nedsette arbeids- og dugnadsgrupper ved behov for å ivareta og utvikle anlegget. • Prioritere i forhold til idrettens anleggsplan i kommunen. Prioritering skal gjøres på bakgrunn av tegninger, investerings- og driftskalkyle for hvert anlegg. • Samarbeid med andre lag og kommune om drift og anleggsbygging. • Sammen med leder representere laget i Idrettsrådet i kommunen. • Utarbeide rapport til årsberetningen

Styremedlemmer – aktivitetsgrupper Storbåt-, jolle-, entype- og brettgruppa utgjør i hovedsak de sportslige aktivitetsgruppene i foreningen. Det enkelte styremedlem har for sin respektive gruppe ansvar for å :
• Peke ut og å lede egen arbeidsgruppe • Planlegge, utvikle og å gjennomføre aktiviteter i egen gruppe • Ivareta informasjonsaktiviteter • Avholde medlemsmøter innad i gruppen • Utarbeide rapport til Årsberetningen

GRUPPER OG FUNKSJONER
Styret kan opprette og peke ut grupper og enkeltverv i foreningen for å følge opp spesielle oppgaver og funksjoner. Ved opprettelse av en gruppe pekes det ut en leder som rapporterer til styret. Styret gir nødvendige føringer og rammer for arbeidet. Det legges også en generell føring at det på gruppe- og komitémøter skrives referat som minst gjøres tilgjengelig for styret for orientering.
Nedenfor er beskrivelser av de mer permanente grupper og funksjoner i foreningen.

Bryggekomité

Bryggekomitéen består av tre personer og har en leder som pekes ut av styret. Leder fordeler oppgaver internt i komiteen. Bryggekomitéens leder kan selv ta initiativ til innkjøp knyttet til mindre reparasjoner og nødvendig vedlikehold med lave kostnader og har fullmakt til å gjøre småinnkjøp. Komiteen kan ikke treffe beslutninger eller iverksette tiltak som medfører større kostnader eller endringer i bryggeanlegget uten godkjenning fra styret. Behov for større innkjøp som utriggere og liknende fremmes for styret da dette må sees i sammenheng med klubbens øvrige økonomi. Bryggekomitéen rapporterer til anleggsansvarlig om daglig drift.
Bryggekomitéens representanter med kontaktinformasjon skal være presentert på foreningens nettsider. Styret vedtok egne retningslinjer for bryggekomitéen og drift av bryggeanlegget i august 2018.

Ankeret

Ankerets arbeid er en svært viktig del av Brevik Seilforening og utgjør grunnstammen for det sosiale tilbudet. Ankeret rekrutterer fra alle lag i foreningen og brukere av Seivall. Ankeret har i tillegg til kiosk og kafedrift også ansvar for innvendig renhold, og andre trivselsfremmende tiltak.
Leder av Ankeret rapporterer til anlegg om alt som vedrører lokaler og utstyr, og til kasserer om økonomi. Det utarbeides rapport til Årsberetningen.

Regattakomité

Regattakomitéen ledes av foreningens nestleder og skal bestå av minimum 4 personer.
I hovedsak er det 3 viktige funksjoner som skal ivaretas.
➢ Sørge for praktisk planlegging og gjennomføring av sportslige arrangementer ➢ Resultatservice ➢ Sørge for drift av, og rekruttering til dommertjeneste.
Praktisk arbeid i regattakomitéen er i hovedsak følgende;
• Ansvar for terminlisten, regattaoppsett og regattakart. Det er et mål at terminlisten er klar og annonseres ut så tidlig som mulig. Oppsett av dommerlag gjøres som del av terminlisten • Yte resultatservice ved den enkelte regatta, men også avklare med informasjonsansvarlig i forhold til å bidra til medieomtale av arrangementene. • Følge opp og koordinere dommerlagene ved behov gjennom året for å sikre god gjennomføring av alle sportslige arrangementer. • Ansvarlig for opprettelse av prosjektgruppe med regattasjef for eks. NM og lign. • Avholde kurs for regattakomite og dommerlag i regler og prosedyrer • Ajourføre instruks for dommerlagenes kontakt til Trafikksentralen og oppdatering av skipstrafikken på regatta dagene. • Ansvarlig for bøyer/anker for faste merker, og alt nødvendig bøyeutstyr til mesterskap. • Sørge for system og orden på utstyr for dommer og sekretariatstjeneste, herunder signalutstyr, flagg, revolvere, skudd, startlister, resultatlister, regattaprotokoll, start- og speakeranlegg mv. • Ajourholde lager av premier, sørge for pokaler. • Utarbeide rapport med seilresultater til Årsberetningen.

Kurs- og utdanningskontakt.

Utdanningskontakten har hovedansvar for kurs- og utdanning i klubben med mål om at aktivitetene planlegges og annonseres i god tid, og gjennomføres på en god måte.
Kurs- og utdanningskontakten har følgende oppgaver;
• Ta initiativ til å arrangere kurs i klubben • Sørge for at kursaktivitet så langt som mulig annonseres som del av terminlisten. • Ansvar for kartotek over utdanna personell i klubben, og å sørge for at disse får tilbud om videreutdanning. • Sørge for å annonsere og informere gruppene, medlemmer og andre interesserte. • Få med de som har gått kurs i aktivt arbeid. • Rapportere til styret 2 ganger p.r. år om planlagt aktivitet – på våren for aktivitet på høsten og rundt nyttår for aktiviteter på våren med plan for neste år.
Det er viktig at kurs- og utdanningskontakten har god kontakt med gruppelederne og sammen med gruppene/komiteene.
• kartlegger behovet for kurs • finner aktuelle kandidater til utdanning. • bistår i koordinering av kursaktivitet
Klubbkveldgruppe Styret nedsetter gruppe som planlegger og sørger for gjennomføring av klubbkvelder i foreningen. Det er et mål at medlemskveldene har ulike temaer som gjenspeiler mangfoldet av aktiviteter i foreningen, og som er relevant for de fleste medlemmene. Det tas sikte på å gjennomføre klubbkvelder med tema/foredrag som hovedregel en onsdag i mnd i den kalde årstiden fra oktober – april. Alle medlemmer oppfordres til å komme med innspill til aktuelle temaer. Gruppen er presentert på foreningens nettsider.

Seniorlauget

Seniorlauget er en interessegruppe bestående av seniorer (over 50 år) i foreningen. For å være deltaker av Seniorlauget kreves ikke annet enn at man over mange år har hatt et varmt og nært forhold til seilforeningen og ønsker å dele felleskap med likesinnede. Seniorlauget inngår som en undergruppe i foreningen og har som mål å bidra til samhold og aktiviteter som understøtter foreningens drift. Ulike tiltak kan gjenspeile både innsats med personlig engasjement og dugnadsvilje, men også bidrag og støtte i form av midler eller kunnskap. Seniorlauget etablerer selv egne ambisjoner og aktiviteter enten alene, eller i samarbeid med foreningens grupper.  Brevik Seilforening ser med stor glede på all aktivitet som Seniorlauget står for og ønsker at flest mulig deltar i dette fellesskapet. Styret ser positivt på å kunne rapportere om aktiviteter fra Seiniorlauget som en del av årsrapporten.